Hinter den Kulissen: Was ein Hochzeitsplaner wirklich tut

Von der ersten E-Mail bis zum letzten Tanz

Hochzeitsplaner zu sein ist mehr als nur ein Job. Es ist eine Leidenschaft für Liebesgeschichten und die Hingabe, die Reise zum „Ja-Wort“ genauso schön zu gestalten wie das Ziel selbst. Kein Tag gleicht dem anderen, aber alle eint ein Ziel: Ihre Vision zum Leben zu erwecken, ohne dass Sie den Stress spüren.

Ihr haben also einen Hochzeitsplaner engagiert. Herzlichen Glückwunsch! Ihr habet euch selbst das ultimative Hochzeitsgeschenk gemacht: Seelenfrieden.

Aber vielleicht fragt ihr euch… wofür bezahlt ihr eigentlich genau? Was tun wir eigentlich in all den Monaten vor dem großen Tag? 

Die Antwort? Viel mehr als ihr denkt.

Neugierig, was wir wirklich tun? Lasst mich euch hinter die Kulissen eines Koordinators führen – von der allerersten E-Mail bis zum letzten Tanz der Nacht.

Teil 1: Der Anfang – Sie haben mich gerade engagiert!

Die Anfangsphase (3-12 Monate vor der Hochzeit)

In dem Moment, in dem ihr den Vertrag unterschreibt und eure Anzahlung leistet beginnt meine Arbeit. Sofort.

Woche 1: Der tiefe Einblick

• Der Fragebogen: Wir schicken Euch einen umfangreichen (und wir meinen wirklich umfangreichen) Fragebogen. Was ist Eure Vision? Euer Budget? Eure Must-haves? Eure absoluten No-Gos? Wir wollen alles wissen, damit wir genau verstehen, wie Eure Traumhochzeit aussieht.
  
• Die Dienstleister-Liste: Falls Ihr schon Dienstleister gebucht habt, kontaktieren wir sie sofort. Wir stellen uns vor, werden in ihre E-Mail-Ketten aufgenommen und sorgen dafür, dass alle wissen: Wir sind jetzt Eure Ansprechpartnerinnen.
  
• Die Master-Tabelle: Wir erstellen Eure Hochzeitsbibel. Das ist nicht nur ein Zeitplan. Das ist ein lebendiges Dokument mit jedem noch so kleinen Detail: Dienstleister-Kontakte, Vertragslaufzeiten, Zahlungspläne, Gästezahlen, Ernährungsgewohnheiten, VIP-Informationen – einfach alles.
  
• Und das Beste? Dieses Dokument wächst mit Euch: Änderungen, neue Ideen, spontane Inspiration – alles wird sofort eingepflegt, sodass Ihr jederzeit den perfekten Überblick habt. Keine Überraschungen, kein Stress – nur Vorfreude.
  

Monat 1–3: Das Fundament

• Budget-Bootcamp: Wir setzen uns zusammen (oder per Zoom) und gehen Euer Budget Punkt für Punkt durch. Wir helfen Euch, die Mittel realistisch zu verteilen. Ihr wollt eine Live-Band, eine Fotobox und einen Videografen? Super! Dann schauen wir gemeinsam, wo wir bei der Floristik sparen können, damit alles aufgehen kann.
  
• Location-Besichtigungen: Wir begleiten Euch zu den Besichtigungen Eurer Wunsch-Locations. Während Ihr von den Kronleuchtern schwärmt, fragen wir die wichtigen Details: Wo sind die Steckdosen? Wie sieht der Regenplan aus? Gibt es eine Laderampe für die Mietartikel? So habt Ihr alles im Blick – vom Wow-Effekt bis zum kleinen, aber entscheidenden Detail.
  
• Dienstleister-Empfehlungen: Ihr braucht einen Fotografen, der natürliches Licht liebt? Einen Floristen, der 300 Mittelstücke für ein kleines Budget zaubern kann? Einen Caterer, der perfekt mit Glutenunverträglichkeiten umgehen kann? Keine Sorge – wir haben die passenden Kontakte für Euch und kümmern uns darum, dass alles zusammenpasst.
  

Teil 2: Die Mitte – Wo die Magie passiert

Die Planungsphase (3–6 Monate vorher)

• Das ist der Knochenjob. Die unbesungene Heldenarbeit. Das Zeug, das niemand sieht, aber absolut notwendig ist.
  
• Dienstleister-Management: Wir stehen ständig mit Eurem gesamten Dienstleister-Team in Kontakt. Wir bestätigen Ankunftszeiten, überprüfen Bestellungen und sorgen dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Alle Verträge? Keine Sorge – wir checken sie auf versteckte Gebühren oder unerwartete Klauseln, damit Ihr keine bösen Überraschungen erlebt.
  
• Design & Styling: Wir sprechen über die Deko – jede Kerze, jede Serviettenfaltung, jedes einzelne Blütenblatt. Wir erstellen detaillierte Grundrisse und Lagepläne, damit das Aufbauteam genau weiß, wo alles hinkommt. Wir helfen Euch, Dekoartikel zu mieten, Schilder zu besorgen und logistische Fragen zu klären – zum Beispiel: „Wie viele Tische brauchen wir eigentlich für 150 Gäste?“
  

Der Zeitplan

• Das ist eine Kunst für sich. Wir erstellen einen minutengenauen Zeitplan für Euren gesamten Tag. Nicht einfach nur „Trauung um 16:00 Uhr“. Wir meinen:
  • 15:15 Uhr – Musiker kommt an, beginnt mit dem Soundcheck
  • 15:30 Uhr – Erste Gäste treffen ein, Koordinator weist den Weg zu Toiletten und Sitzplätzen
  • 15:45 Uhr – Mutter der Braut wird zur ersten Reihe begleitet
  • 15:58 Uhr – Trauungsmusik beginnt
  Diesen Zeitplan teilen wir mit jedem einzelnen Dienstleister. Jeder weiß genau, wo er wann zu sein hat – kein Chaos, kein Rätselraten.
• Logistische Koordination: 
• Wir koordinieren mit der Location Anlieferzeiten, Parkmöglichkeiten für Dienstleister und Müllentsorgung. Wir organisieren Hotelkontingente für Gäste von außerhalb. Wir planen den gesamten Ablauf des Tages – vom Bereitmachen bis zum großen Abgang.
• Die Check-Ins: 
• Jeden Monat sprechen wir uns – mal per E-Mail, mal telefonisch, mal bei einem Kaffee. Wir fragen nach, wie es Euch geht, wie Eure Fortschritte sind und wie sich Eure Gästezahl entwickelt. So bleiben wir immer auf dem gleichen Stand und Ihr behaltet die Kontrolle, ohne dass es stressig wird.elt.
  

Teil 3: Die Zielgerade – Es wird ernst!

Der letzte Monat

Finale Dienstleister-Bestätigungen

• Ich kontaktiere jeden Dienstleister: „Sie sind bestätigt für den 15. Mai. Hier ist der finale Zeitplan. Hier ist die Anlieferzeit. Noch Fragen?“

Der Bestuhlungsplan

• Ich erstelle eine detaillierte Sitzordnung und Tischübersicht. Ich arbeite mit der Location ab, ob das räumlich überhaupt möglich ist. (Spoiler: Manchmal ist es das nicht, und wir müssen alles umgestalten.)

Der Rundgang

• Wir machen einen letzten gemeinsamen Rundgang durch die Location. Wir bestätigen den Ablauf, die Platzierungen, die kleinen Details.

Das Notfallset

• Ich packe mein Auto mit allem, was man sich vorstellen kann: Nähset, Fleckenentferner, zusätzliches Make-up, Sicherheitsnadeln, Pflaster, Müsliriegel, Wasserflaschen, Tide-Stift, Sekundenkleber, Schere, Klebeband, Batterien, Verlängerungskabel, ein Dampfgerät und etwa 50 andere Dinge, von denen Sie nie gedacht hätten, dass Sie sie brauchen könnten.

Teil 4: Die Hauptsache – Die Hochzeitswoche

Die letzten Tage

48 Stunden vorher:

• Ich bestätige alle Ankunftszeiten der Dienstleister ein letztes Mal.
• Ich melde mich beim Paar: „Wie fühlt ihr euch? Noch Aufregung in letzter Minute?“
• Ich packe meine finalen Taschen. Walkie-Talkies? Aufgeladen. Notfallset? Aufgefüllt. Bequeme Schuhe? Bereit.

Einen Tag vorher:

• Ich bin in der Location für die Probe. Ich leite die gesamte Trauungsprobe und stelle sicher, dass jeder weiß, wo er langgehen, stehen und sitzen muss.
• Ich treffe den Floristen für die finale Blumenlieferung.
• Ich mache einen letzten Rundgang mit dem Location-Manager.

Teil 5: Der große Tag – 16 Stunden voller Magie

7:00 Uhr – Der Start

Ich verlasse mein Haus mit einem Auto voller Notfallausrüstung, meinem Zeitplan-Ordner und viel zu viel Kaffee. Ich komme vor den Haar- und Make-up-Künstlern am Ort des Bereitmachens an. Die Braut ist meist im Bademantel, trinkt Champagner mit ihrer Mutter und fühlt sich ruhig – weil sie nicht weiß, was ich bereits weiß.

• Die Annahme: Ich nehme die erste Runde der Lieferungen entgegen. Blumen für die Brautjungfern? Check. Geschenke für die Brautjungfern? Geliefert. Die Notfall-Frühstücks-Sandwiches, die ich für die Mädels bestellt habe? Kommen in 10 Minuten.
• Der Geheimagenten-Modus: Während alle lachen und sich die Haare machen lassen, Dampfe ich ruhig das Brautkleid, bügle die Hemden der Trauzeugen im Nebenraum und sammle alle „Detail-Aufnahmen“ für den Fotografen (die Ringe, das Einladungsset, das Parfüm, die Schuhe).
• Der Zeitplan-Check: Ich ziehe den Fotografen und Videografen zur Seite. „Wir sind 15 Minuten hintendran. Lassen wir die Einzelaufnahmen der Brautjungfern aus und machen sie alle zusammen, um aufzuholen.“

10:30 Uhr – Der Übergang

Das Paar zieht sich an. Das ist ein entscheidender Moment.

• Das Zuknöpfen: Ich helfe der Braut in ihr Kleid. Knöpfe, Reißverschlüsse, Rüschen – ich habe es tausendmal gemacht. Ich halte auch ihren Brautstrauß, reiche ihr Taschentücher und stelle sicher, dass ihr „etwas Blaues“ wirklich dran ist.
• Die First-Look-Koordination: Falls sie einen First Look machen, platziere ich den Bräutigam. „Stell dich hier hin, dreh dich nicht um, bis ich es sage.“ Dann laufe ich zurück zur Braut. Ich bringe sie nach draußen, stelle mich hinter sie und gebe das Zeichen. Dann verschwinde ich, um ihnen Privatsphäre zu geben – aber ich bleibe nah genug, um Gäste zu verscheuchen, die sich in den Bereich verirren.

13:00 Uhr – Der Sprint beim Trauungsaufbau

Während das Paar Portraits machen lässt, bin ich an der Trauungslocation. Hier passiert die Magie (und das Chaos).

• Dienstleister-Hüten: Der Florist installiert den Traubogen. Der Musiker baut die Lautsprecher auf. Die Mietfirma bringt Stühle. Ich bin die Fluglotsin und sorge dafür, dass sie sich nicht gegenseitig behindern.
• Der Detail-Fimmel: Ich knie auf dem Boden und rücke den Läufer gerade. Ich lockere Blütenblätter auf. Ich rücke einen Stuhl zwei Zentimeter nach links, weil er die Sicht blockiert. Ich überprüfe, ob der Trauredner das Mikrofon und die Heiratsurkunde hat.
• Das Gästemanagement: Die ersten Gäste kommen 30 Minuten zu früh. Ich begrüße sie, weise ihnen den Weg zu den Toiletten und bitte sie höflich, sich nicht in die erste Reihe zu setzen (die ist für die Eltern reserviert).

15:00 Uhr – Die Trauung

Die Musik beginnt. Die Brautjungfern laufen ein. Ich stehe hinten, Walkie-Talkie in der Hand.

• Die verborgene Rolle: Ich beobachte alles. Hat das Blumenmädchen zu viele Blütenblätter fallen lassen? (Nein, es ist perfekt.) Ist der Videograf in Position? (Ja.) Schafft es der Ringträger tatsächlich den Gang entlang? (Er hat gerade seine Mutter entdeckt und ist zu ihr gerannt – ich gebe einer Assistentin ein Zeichen, ihn sanft umzuleiten.)
• Der schnelle Wechsel: In dem Moment, wo das Paar sich küsst, SPRINTE ich los. Nicht um Freudentränen zu vergießen, sondern um zur Location des Cocktailempfangs zu kommen. Ich muss sicherstellen, dass die Bar offen ist, der Barkeeper genug Eis hat und die Häppchen rauskommen.

16:00 Uhr – Die goldene Stunde (und das Chaos)

Während das Paar Sonnenuntergangsfotos macht und die Gäste den Cocktailempfang genießen, bin ich im Festsaal.

• Der Raumwechsel: Ich leite den Umbau von der Trauung zum Empfang. Stühle werden umgestellt. Die Tafel für das Brautpaar wird dekoriert. Der DJ testet das Mikrofon. Ich überprüfe jedes einzelne Gedeck – ist der Teller zentriert? Sieht jede Serviette gleich aus?
• Dienstleister-Essen: Ich sorge dafür, dass alle Dienstleister (Fotograf, DJ, Band) etwas zu essen bekommen. Zufriedene Dienstleister arbeiten besser. Ich esse mein eigenes Abendessen meist im Stehen, in drei Bissen, hinter einer Säule.

18:00 Uhr – Der Empfang beginnt

Das Paar wird angekündigt. Sie haben ihren ersten Tanz. Reden werden gehalten.

• Die stille Arbeit: Während sie tanzen, koordiniere ich mit der Küche den Zeitplan für das Abendessen. Ich erkundige mich nach der Mutter der Braut (die sich Sorgen um die Rede macht, die ihr Ehemann gleich halten wird). Ich stelle mehr Champagner kalt.
• Die Rüsche: Sobald der erste Tanz vorbei ist, muss die Rüsche der Braut geschlossen werden. Ich knie mitten auf der Tanzfläche unter ihrem Kleid und knöpfe 15 kleine Knöpfe zu, während sie lacht und Gäste Fotos machen.

20:00 – 23:00 Uhr – Die Party

Die Tanzfläche ist voll. Das Paar hat die Zeit ihres Lebens. Das ist mein Lieblingsteil – aber ich ruhe mich nicht aus.

• Gästemanagement: Ich kümmere mich um den Gast, der etwas zu viel getrunken hat. Ich organisiere eine sichere Heimfahrt für die müde Tante. Ich suche den verschwundenen Ringträger, der sich unter einem Tisch versteckt.
• Dienstleister-Abrechnungen: Ich beginne, Dienstleister zu bezahlen. Ich begleiche die finale Bar-Rechnung mit der Location. Ich bestätige dem Fotobegleiter, dass er bis 23:00 Uhr bleibt.
• Die Bewahrung: Ich bewahre ruhig die Details auf. Ich nehme ein Stück Kuchen und stelle es in den Kühlschrank für das Paar, um es am ersten Hochzeitstag zu essen. Ich sammle die übriggebliebenen Blumen für eine Spende.

23:30 Uhr – Der große Abgang

Die Wunderkerzen werden angezündet. Das Paar läuft hindurch. Umarmungen, Tränen und Verabschiedungen.

• Das Aufräumteam: Während alle anderen schlafen gehen, geht meine Arbeit weiter. Ich packe die persönlichen Gegenstände des Paares zusammen (die Kartenbox, das Gästebuch, den übriggebliebenen Kuchen, den Bademantel der Braut). Ich stelle sicher, dass alles in die dafür vorgesehenen Autos verladen wird. Ich gebe dem Location-Personal Trinkgeld.

00:30 Uhr – Die Heimfahrt

Ich steige in mein Auto, erschöpft, aber voller Energie. Meine Füße tun weh. Meine Stimme ist heiser vom Rufen gegen die Musik an. Ich bin bedeckt mit einer mysteriösen Mischung aus Champagner, Kuchenkrümeln und Glitzer.

• Die Nachbesprechung: Bevor ich überhaupt den Motor starte, schicke ich eine kurze Nachricht an das Paar: „Ihr habt es geschafft!! Ihr wart absolut umwerfend. Esst die übriggebliebene Pizza in eurem Kühlschrank. Schlaft gut. Wir reden morgen!“
• Das Runterkommen: Endlich komme ich zu Hause an, streife mein Kleid ab und falle ins Bett. Mein Kopf spult den Tag immer noch zurück. Habe ich daran gedacht, der Braut ihre Ohrringe zu geben? (Ja, ich habe sie in ihre Übernachtungstasche gelegt.) Hat der Bräutigam die Manschettenknöpfe seines Großvaters zurückbekommen? (Ja, ich habe sie seiner Mutter gegeben.)

Teil 6: Der nächste Tag

24 Stunden später

• Ich schicke dem Paar eine richtige Nachricht: „Ihr habt es geschafft!! Ihr wart absolut umwerfend. Erholt euch heute – das habt ihr verdient. Ich melde mich wegen der letzten Details!“
• Ich kümmere mich mit den Dienstleistern um eventuelle Restzahlungen.
• Ich beginne, meine Notizen für ihr Hochzeitsalbum und zukünftige Jubiläums-Erinnerungen zu ordnen.

Also, was tut ein Hochzeitsplaner wirklich?

Wir sind eure Gedächtnisstütze, euer Problemlöser, euer Zeitplan-Meister, euer Notfallkontakt und euer größter Cheerleader.

Wir sind Stylist, Therapeut, Schiedsrichter, Putzkraft, Läufer, Techniker und Freund. Wir lösen 100 Probleme, von denen das Paar nie erfahren wird, dass sie existiert haben. Wir tragen den Stress, damit ihr die Freude tragen könnt.

Wir kümmern uns um die 1.000 kleinen Dinge, damit ihr euch auf die eine große Sache konzentrieren könnt: den Menschen zu heiraten, den ihr liebt.

Und ehrlich? Ich würde es gegen nichts eintauschen.

Bereit für einen so stressfreien Tag? Reden wir darüber.